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Manual de control de inventarios para una empresa de producción y comercialización de productos químicos
Inventory control manual for a chemical production and commercialization company
https://doi.org/10.47606/ACVEN/PH0150
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Cesar Andrés Valenzuela Velasco1*
Edith Vanessa Bonin Campos1 cesar.valenzuela@formacion.edu.ec edith.bonin@formacion.edu.ec
Lesly Johanna Benítez Pincay1
Gianella Lisette Bermeo Quezada1 |
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Recibido:15/01/2022 Aceptado: 17/08/2022 |
RESUMEN
Las empresas de producción y comercialización de productos químicas contribuyen al desarrollo industrial del país, a través de la investigación, producción, comercialización de productos químicos y el aporte de soluciones técnicas que satisfagan las necesidades de sus clientes en calidad y servicio, con un proceso de mejora continua y cumpliendo con los estándares en cuanto a higiene y seguridad industrial se refiere. Para optimizar los procesos de la empresa, los investigadores se plantean como objetico Diseñar un Manual de Control de Inventarios para este tipo de organizaciones, requerido para la actividad de la compra y venta de bienes o servicios, y así garantizar el flujo constante del proceso de producción y comercialización. Esta investigación se desarrolló bajo el enfoque deductivo y es empírica, como instrumento de recolección de datos se emplea una encuesta que consta de 10 preguntas cerradas, y están dirigidas a los vendedores de la empresa, que en su totalidad eran 40, conformando así la muestra poblacional. Teniendo como resultados que un 75% del personal encuestado no conoce un manual de inventarios, un 88% no ha observado cómo llevar un control de pedidos, sin embargo, el 87% encuestado reconoce que la empresa debe contar con un manual de control de inventarios para mejorar sus procesos de compra y venta de bienes y servicios.
Palabras clave: Control de Inventario; Inventario; Control; Manual de Control
1. Instituto Tecnológico Universitario de Formación (UF)- Ecuador
* Autor de correspondencia: cesar.valenzuela@formacion.edu.ec
ABSTRACT
Chemical products production and marketing companies contribute to the industrial development of the country, through research, production, marketing of chemical products and the contribution of technical solutions that satisfy the needs of their customers in terms of quality and service, with a process of continuous improvement and complying with the standards in terms of industrial hygiene and safety. In order to optimize the company's processes, the researchers set themselves the objective of Designing an Inventory Control Manual for this type of organization, required for the activity of buying and selling goods or services, and thus guarantee the constant flow of the process of production and marketing. This research was developed under the deductive approach and is empirical, as a data collection instrument a survey consisting of 10 closed questions is used, and they are addressed to the company's sellers, who were 40 in total, thus forming the sample population. Having as a result that 75% of the surveyed personnel do not know an inventory manual, 88% have not observed how to keep track of orders, however, 87% surveyed recognize that the company must have an inventory control manual to improve their processes of buying and selling goods and services.
Keywords: Inventory Control; Inventory; Control; Control Manual
INTRODUCCIÓN
Los pueblos antiguos tales como los egipcios trataron de optimizar la información de los recursos disponibles, tal es el caso de las primeras sociedades para el almacenamiento y acumulación de bienes como alimentos, granos, animales y subproductos, con base en esto surge la necesidad de llevar registros de la existencia de bienes y servicios (cuadernos o bitácoras), y en estos casos las herramientas contables son los inventarios.
A nivel industrial en las actividades de negocios se requiere agilidad en los procesos y de sistemas computarizados que brinden un control específico. Es decir, la tecnología se vuelve un aliado de la empresa para desarrollar inventarios cada vez más exactos llegando a una administración del siglo XXI.
Debido a la importancia del control adecuado de inventarios se establece esta investigación, la cual propone la elaboración de un Manual de Control de Inventarios de una empresa de producción y comercialización de productos químicos con sede en la ciudad de Guayaquil, Ecuador. Esta es una empresa que contribuye al desarrollo industrial del país mediante la investigación, producción y comercialización de productos químicos con el aporte de soluciones técnicas al cliente. El objetivo del manual es optimizar el control de inventarios, que es considerado un recurso de negocios y una herramienta fundamental en la administración moderna tal y como lo reflejan Espinoza (2016) y Martín (2019).
Planteamiento del problema
A pesar del liderazgo de la empresa en el mercado, por el modelo de gestión implementado, muestra un déficit en el control de los inventarios, reflejado en la dinámica constante de pedidos incompletos por un stock deficiente que no cubre la demanda y genera considerables pérdidas económicas. Se estima que el manual de control de inventarios genere un registro ordenado de productos de la empresa de producción y comercialización de productos con sede en Guayaquil, Ecuador.
Objetivo
Diseñar un manual de control de inventarios para una empresa de producción y comercialización de productos químicos de la ciudad de Guayaquil, Ecuador.
MARCO TEÓRICO
Según Rojas-Gómez (2019) los manuales de gestión para el control de inventario se generaron de un proceso de desarrollo en la sociedad, que desde sus inicios necesitó producir una gran cantidad y variedad de productos para subsistir; cuyos procesos van desde la transición de sistemas artesanales de producción hasta almacenamientos más avanzados.
Los inventarios hasta principios del siglo pasado se analizaron con base en criterios estrictamente contables, es decir, mediante el uso único de registros de entradas y salidas, cuyo objetivo principal es la información sobre fugas o pérdidas por manejos inadecuados. Es así como los manuales de control de inventarios han cobrado relevante importancia para cada una de las empresas en la función relevante del manejo de sus productos y servicios.
A nivel nacional muchas empresas han incorporado en sus actividades un manual de control de inventarios para llevar sus actividades comerciales, resulta importante entonces definir el término control.
Control
Se visualiza como un ejercicio constante para la comunicación de resultados en las organizaciones modernas, cuya diferencia con métodos antiguos es lo flexible de sus técnicas, como se evidencia en el documento Ministerio de Economía y Finanzas de Ecuador (2021), es decir, se puede entender como un proceso verificador que determina el cumplimiento de manera efectiva de los objetivos y metas de una organización o empresa.
Tipos de Control
• Control de Gestión:
Trata de la evaluación específica a las actividades administrativas, en los diferentes niveles, enfocándose en los niveles superiores y medios de la organización, incluyendo aquellos elementos de largo plazo, como las estrategias de inversiones y los procesos de planificación, siendo un proceso de supervisión del plan estratégico, según González-Acosta (2019).
• Control Financiero:
En éste se considera toda la información financiera y contable, de esta manera se logra evaluar la capacidad de la empresa, organización o institución para hacer uso de sus recursos económicos de acuerdo con las necesidades de la operación de la empresa, tal y como lo expresa Horna (2020). Se considera que es uno de los más importantes al evaluar los resultados económicos y financieros.
• Control de Operaciones:
Se encarga de la verificación constante de las actividades principales y de la planificación de la empresa, concentrándose en los niveles inferiores y medios de la organización (Narezo-Lozano y Mamani-Ramos, 2020).
• Control de Calidad:
Este proceso busca el lograr que las actividades de la empresa, en especial su actividad principal, cumpla con los respectivos parámetros de calidad de la materia prima, producto y el componente humano del proceso, de acuerdo con la experiencia de SUMUP (2018).
Inventario
Es definido como un conjunto de artículos o mercancías acumuladas en un almacén y pendientes de ser utilizados (stock) en el proceso productivo o comercializados, otro concepto establece que es un documento de contenido simple en términos contables, cuyo objetivo es relacionar, ordenar y valorar todos los bienes, derechos y deudas de la empresa, (Vasconez et al., 2020; Moreno, 2019).
Tipos de Inventario
Según Caurin (2017) existe un inventario inicial: aplicado al iniciar un negocio o un periodo de la empresa para conocer con cuantos productos se da inicio al proceso e inventario final, este tipo de inventario se realiza una vez finalizado el ejercicio económico o al concluir cada año fiscal, cuya finalidad es tener conocimiento del patrimonio con el que cuenta la empresa o negocio.
Importancia del Inventario
Para Ortega-Marqués et. al, (2017) la importancia del inventario para una empresa comercial es la compra y venta de sus bienes o servicios. En ese contexto, Arenal-Laza y Ladrón-D’Guevara (2020) expresan que la importancia es por la necesidad de conocer el stock dentro de la empresa y el tiempo de parada o cese de las actividades por falta de los productos, para no perder la demanda y la existencia dentro de la competencia del mercado.
Características de Inventario
Según se señala en la Enciclopedia Económica, (2019) los inventarios se caracterizan por los siguientes aspectos: registro total de mercadería (adecuación de ingresos y egresos de los productos y servicios = libros contables, kardex y otros); registros reales y que detallen descripción de todos los elementos patrimoniales. Los bienes deben valorarse las unidades monetarias correspondientes.
Objetivos del Control de Inventarios
De acuerdo con lo planteado por Torres (2018), consisten en procesos de satisfacción de lo que solicita la empresa o lo clientes, por lo cual se establecen varios objetivos: 1) Minimizar lo que se invierte; 2) Minimizar costos de almacenamiento; 3) Minimizar reposición de pedidos a causa de daños; 4) Mantener un inventario suficiente para producción; 5) Contar con transporte eficiente; 6) Mantener información actualizada de los inventarios.
Manual
Se denomina manual a toda guía de instrucciones cuya finalidad es dar uso de un dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Estos manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información misma que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada (Miranda et al., 2016).
Tipos de Manuales
De acuerdo con la clasificación expuesta por Miranda ob cit., los tipos de manuales son:
• Manuales de Organización
Detallan de forma general el manejo de una empresa (estructura, los diferentes roles y funciones por departamentos).
• Manuales de Finanzas
Detallan la verificación de la administración de cada uno de los bienes que corresponden a la empresa.
• Manuales de Política
Especifican la autoridad empresarial, normas y procedimientos legales.
• Manuales de Procedimientos
También conocidos como Manuales de Normas, contienen información relevante de la continuidad cronológica y secuencial de operaciones entrelazadas entre sí y detallan las asignaciones procedimentales de rutina con una secuencia lógica y organizadamente compuesta. • Manuales Administrativos
Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. • Manual de Funciones
Es un instrumento de trabajo, contiene el conjunto de normas técnicas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas o procedimientos, sistemas y normas de manera resumida, (Cárdenas-Barrientos, 2015; Manrique 2015). Por su parte Canga-Crorozo y Alarcón-Alracón (2018) expresa que la rutina de funciones no debe interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de los trabajadores u operarios de una empresa. Es decir, se persigue la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal, (Duhalt 1977, citado por Arias, Palacios y Yépez, 2020; SMS Ecuador, 2018).
• Manual de Control de Inventarios
Es una herramienta fundamental en la administración moderna para conocer la disponibilidad de productos para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias, tal y como lo expresan Espinoza (2015) y Castillo-Zuñiga y Meza-Vásquez (2019), abarcan actividades de planificación, organización y control el flujo de materiales según Filippo (2017). Para Flores-Tananta et al. (2022) y Troya & Cabrales (2016) estos manuales tienen como objetivo atender los lineamientos generales para la administración y control de inventarios para cumplir una meta planteada y resolver un inconveniente.
Importancia de los Manuales
De acuerdo con Martín (2019), los manuales son un instrumento importante en la administración, debido a que persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En resumen, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.
Técnicas y Métodos utilizados en el control de inventarios
Se emplean los Métodos ABC (Definen importancia de los productos de acuerdo a la cantidad-valor, conocido como 80/20), Método PEPS (Primeros entradas/ primeras salidas, agilizan la renovación continua de productos); Método EOC (Cantidad económica de pedido, reducción de costos). En cuanto a las categorías de productos: Artículos de clase A: la cantidad de producto = 20% e ingresos > 80%; Artículos clase B: Representan el 40% de los artículos y el 15% del valor, su venta es moderada; Artículos clase C: Representan el 40% de los artículos, pero sólo el 5% del valor, suelen ser de alta frecuencia de venta, según lo expresado en la obra de Castillo-Zuñiga y Meza-Vásquez ob cit.
METODOLOGÍA
Consiste en una investigación tipo cualitativa-descriptiva, que emplea métodos teóricos (Analítico-Sintético) y métodos histórico-lógicos (inductivos deductivos), bajo la modalidad de investigación de campo. Además, considera los métodos empíricos con el uso de la encuesta como herramienta de recopilación de datos, la cual consta de 10 preguntas cerradas y de carácter virtual. La muestra la conforman 40 vendedores de la empresa en estudio. La estadística emplea muestreo probabilístico aleatorio simple, con tablas de frecuencias y gráficos para expresar los resultados de la investigación.
RESULTADOS
Se presentan a continuación la encuesta aplicada y los resultados obtenidos:
1. ¿Conoce lo que es un manual de inventario?
Tabla 1.
Conocimiento de un Manual de Inventario
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
10 |
25% |
|
No |
30 |
75% |
|
Total |
40 |
100% |
Un 25% de los encuestados conoce un manual de inventario, mientras que la mayoría (75%) manifiestan lo contrario, de allí la importancia de la elaboración del manual de control de inventarios en dicha empresa.
2. ¿Ha observado como llevan el control de los pedidos en su grupo?
Tabla 2.
Control de Pedidos
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
5 |
12% |
|
No |
35 |
88% |
|
Total |
40 |
100% |
Un 88% de los encuestados no lleva el control de los pedidos en su grupo y un 12% si, es decir, la mayoría no lo hace porque reciben lo solicitado de acuerdo con el ingreso de códigos.
3. ¿Los pedidos que usted hace son entregados en su totalidad?
Tabla 3.
Entrega de Pedidos en su totalidad
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
15 |
37% |
|
No |
25 |
63% |
|
Total |
40 |
100% |
El 63% de las personas encuestadas manifestaron que por lo general los pedidos no llegan completos a su destino, lo que les genera pérdidas considerables tanto de ingresos como de clientes.
4. ¿Existe buen manejo en la entrega de los productos?
Tabla 4.
Manejo de entrega de Productos
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
16 |
40% |
|
No |
24 |
60% |
|
Total |
40 |
100% |
Un 60% de los encuestados manifiesta que no existe buen manejo en la entrega de los productos por daños en el producto.
5. ¿La empresa sigue protocolo de seguridad al entregar las mercaderías?
Tabla 5.
Protocolo de Seguridad
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
17 |
42% |
|
No |
23 |
58% |
|
Total |
40 |
100% |
El 85% de los encuestados manifestaron que no se siguen los protocolos de seguridad respectivos al momento de realizar las entregas de los productos a cada grupo de vendedores, lo cual puede deberse a que no cuentan con los suficientes recursos para llevar a cabo esta actividad.
6. ¿Los pedidos que no llegan en la campaña establecida son devueltos en un nuevo período?
Tabla 6.
Devolución de productos
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
6 |
15% |
|
No |
34 |
85% |
|
Total |
40 |
100% |
El 58% de los encuestados manifiesta que no existe devolución de pedidos extemporáneos.
7. ¿Cuál es el nivel de importancia de un manual de control de inventario?
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Alto |
25 |
62% |
|
Medio |
10 |
25% |
|
Bajo |
5 |
13% |
|
Total |
40 |
100% |
Gráfico 1.
Importancia de un manual de control de inventario
Un 62% de los encuestados manifiestan que un manual de control de inventarios es de gran importancia, esto quizás obedece a la inducción impartida acerca de la utilidad de contar con este manual dentro de la empresa para evitar pérdidas considerables por ventas.
¿La empresa lleva un control de inventario para satisfacer la demanda de todos los grupos vendedores?
Tabla 8.
Control de inventario
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
9 |
22% |
|
No |
31 |
78% |
|
Total |
40 |
100% |
Para el 78% de los encuestados la empresa no lleva un control de inventario que ayude en el desglose de los pedidos de cada grupo y que evite que estos no lleguen completos a su destino.
¿Considera necesario que dentro del grupo de vendedores del cantón Baba debe existir un control de inventarios?
Tabla 9.
Inventario de Vendedores
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
35 |
87% |
|
No |
5 |
13% |
|
Total |
40 |
100% |
El 87% de los encuestados manifiestan que, si se debiera contar con un control de inventarios dentro del grupo de vendedores, y de esta forma se ofrezca lo que realmente se solicita.
10. ¿Considera usted que la empresa debe contar con un Manual de Control de Inventario para evitar las perdidas en ventas?
Tabla 10.
Manual para evitar pérdida de ventas
|
Opciones |
Cantidad |
Porcentaje |
|
Si |
38 |
95% |
|
No |
2 |
5% |
|
Total |
40 |
100% |
El 95% de los encuestados creen necesario que la empresa cuente con un manual de control de inventario, quizá en respuesta preventiva a las deficiencias de stock.
Elaboración de Manual de Control de Inventarios en una Empresa de Producción y Comercialización de Productos Químicos con sede en Guayaquil, Ecuador. El manual está destinado a facilitar el trabajo en áreas de almacenamiento (bodega), control de productos, manejo y administración de pedidos. Para esto se implementará tecnología que incluye el uso de software. En este caso las herramientas de análisis a implementar son los instrumentos: Análisis FODA, y Modelo CAPA.
CONCLUSIONES
La empresa de producción y comercialización de productos químicos con sede en Guayaquil, Ecuador, no cuenta con manuales de control de inventario por la falta de conocimiento, ocasionado pérdidas graves a la empresa por déficit de ventas, pérdidas de clientes y poca confiabilidad de servicio.
La recopilación de información a las personas involucradas en el control de inventarios fue deficiente. Por medio de la investigación y observación de los procesos para la adquisición y venta de los productos se puede concluir la falta de estrategias en los procedimientos de control de inventarios. Es imprescindible la implementación del manual de control de procesos de inventarios para la corrección eficiente de las fallas de procesos en la empresa, esto en cuanto a almacenamiento inadecuado.
RECOMENDACIONES
1. Realizar un seguimiento al Manual de Inventarios, para evaluar la eficiencia y eficacia, de la aplicación de este.
2. Elaborar un formato de evaluación de resultados, una vez aplicado el manual de inventarios
3. Utilizar los resultados de esta evaluación para realizar las respectivas modificaciones, que permitan seguir mejorando el manual con el pasar del tiempo, hasta lograr los objetivos de su implementación.
4. Realizar planes de capacitación constante, sobre manejo y control de inventario, a los encargados de la bodega.
5. Lograr que este instrumento administrativo contenga información renovada, para omitir errores o desviaciones que afecten las operaciones de inventarios en bodega.
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