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Diseño logístico para optimizar los tiempos de respuesta y el espacio en almacenes temporales
Logistics design to optimize response times and space in temporary warehouses
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Edith Vanessa Bonin
Campos1*
Célida Sabina Gómez Sánchez1
Lasly Johanna Benitez Pincay1
Recibido: 14/05/2023 Aceptado: 23/08/2023 |
RESUMEN
La siguiente investigación busca dar solución a la organización de mercadería para que tengan mayor agilidad al momento de despachar la mercancía y así ahorrar tiempo y espacio en el almacén temporal buscando la mejor manera para implementación de procedimientos con indicadores de gestión en el área de desempeño, a través de técnicas de investigación y el análisis de documentos que estén relacionado con el almacenamiento de carga con la finalidad de hacer mejoras en el servicio de atención y de esa manera generar una mayor confianza, manteniendo la lealtad y preferencia de los Operadores de Comercio Exterior. Para adquirir nuevos desafíos se propone la restructuración del almacén temporal en el mismo se detalló en la tesis con las diferentes investigaciones se procede a dar cuenta en las cosas que se tiene que mejorar para el año 2022, en la infraestructura y las diferentes áreas que se tienen que agregar para dar una mejor organización logística y en cuanto a la seguridad se tiene que establecer las nuevas reglas expuesta en la tesis de forma inmediata, ya esto daría un mayor orden tanto en el manejos de datos de las personas que ingresan al almacén y también de aquellas mercaderías que entran y salen. Como empresa que trata de satisfacer las necesidades de los clientes y hacer más ágil y rápido sus procesos de importación. En Ecuador, actualmente se ha incrementado una mayor importancia a las actividades logísticas permitiendo dinamizar los procesos e incrementar su competitividad en el mercado ecuatoriano.
Palabras claves: Almacén temporal, mercaderías, logística, procedimientos, organización, investigación
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1. Instituto Tecnológico Universitario de Formación (UF)- Ecuador
Autor de correspondencia: edith.bonin@formacion.edu.ec
ABSTRACT
The following research seeks to provide a solution to the organization of merchandise so that they have greater agility when dispatching the merchandise and thus save time and space in the temporary warehouse, seeking the best way to implement procedures with management indicators in the performance area, through research techniques and the analysis of documents that are related to cargo storage in order to make improvements in the customer service and thus generate greater trust, maintaining the loyalty and preference of Foreign Trade Operators. To acquire new challenges, the restructuring of the temporary warehouse is proposed, detailed in the thesis with the different investigations, we proceed to realize the things that have to be improved by 2022, in the infrastructure and the different areas that are They have to be added to provide a better logistics organization and in terms of security, the new rules set out in the thesis have to be established immediately, as this would give greater order both in the management of data of the people who enter the warehouse and also of those merchandises that enter and leave. As a company that tries to satisfy customer needs and make its import processes more agile and faster. In Ecuador, greater importance has currently been placed on logistics activities, allowing processes to be streamlined and increasing their competitiveness in the Ecuadorian market.
Keywords: Temporary warehouse, merchandise, logistics, procedures, organization, research
INTRODUCCIÓN
El traslado de mercaderías obliga a que las organizaciones aprendan a gestionar de la mejor manera, al lugar adecuado, en la cantidad exacta en el momento preciso y las empresas que se dedican a receptar mercaderías en el distrito aéreo en busca de la mejora y la reorganización de su almacén temporal.
Las empresas cada vez tratan de cuidar su imagen es por ello que se esmeran a que cada una tenga buena reputación y más cuando está relacionada al comercio exterior, ya que estas tienen contactos con diferentes proveedores que están buscando empresas serias donde traten con cuidado sus mercaderías donde no tengan problemas de logística y tengan una excelente respuesta al cliente. Como empresa que trata de satisfacer las necesidades de los clientes y hacer más ágil y rápido sus procesos de importación. En Ecuador, actualmente se ha incrementado una mayor importancia a las actividades logísticas permitiendo dinamizar los procesos e incrementar su competitividad en el mercado ecuatoriano por lo que las compañías tratan de modernizar su sistema logístico dándole a su cliente una experiencia cada vez más rápida y más ordenada (Quad Minds, 2022).
Lamentablemente llegó una pandemia en el año 2019 la cual obligó a utilizar las plataformas digitales casi en un 100%, fue allí que los pedidos por internet al utilizar dichas plataformas se vieron incrementados, ya que las personas no podían viajar con mucha libertad, desde ahí las bodegas que es uno de los almacén temporales ubicado en la zona de carga aérea, ha permanecido llena en su totalidad con los pedidos de las empresas importadoras, esto puso a reflexionar sobre el uso de nuevas reglas en la bodega en la cual se busca implementar los métodos de organización. El dinamismo actual nos exige a tener un mayor cuidado con la mercadería, y a capacitar a las organizaciones para gestionar mejor el traslado de sus productos, de una manera adecuada, con la cantidad exacta, y en ese momento preciso llega como una empresa dedicada a receptar mercaderías que busca la mejora y la reorganización del almacén temporal.
Los almacenes aduaneros surgen desde épocas muy antiguas con la acumulación de mercancía de productos agrícolas para evitar una escasez futura y preservar los productos del mal tiempo. En la Edad Media, a causa del aumento del comercio surgieron espacios en los cuales se realizaba el almacenamiento de mercancías dando paso al inicio de los primeros bancos en donde los bienes se resguardaban además del servicio en los muelles, esto da como resultado el uso de la emisión de documentos (Sabando, 2020).
A los operadores de comercio exterior (OCE) les llamó la atención los beneficios que les daba este tipo de almacenes su desarrollo es brindar un servicio de calidad y supervisión eficaz de las mercaderías el cual daba mayor facilidad de organización (Rivera, 2015).
El diseño Estratégico en documento, tiene como propósito mejorar la eficiencia operativa de almacenamiento de carga aérea, en procura de aumentar el nivel de confianza y la motivación en los operadores del comercio exterior que utilizan este servicio.
Durante los años 2020-2022 se desarrolló una creciente demanda de pedidos en internet a través de plataformas digitales ya que la gente no podía viajar con mucha libertad, en este tiempo las bodegas han permanecido completamente llenas con los pedidos de los usuarios y empresas importadoras, lo que motivó a los propietarios del almacén temporal a reflexionar sobre el uso de nuevas reglas en la bodega en cual pretenden implementar los métodos de organización con el fin de que los clientes se sientan satisfechos con los servicios y los colaboradores ahorren tiempo y espacio con un método de organización (DiVito, 2020. Prieto, 2020).
En la actualidad, existe una preocupación de los importadores y exportadores en el tema de servicios acerca de los almacenes temporales de carga aérea, a causa de la mala calidad por tal razón no han llegado a convertirse en almacenadores permanentes; no superan las expectativas esperadas a cambio del precio que pagan, observan que existe una permanente variación de procedimientos utilizados referente a la carga de importación y exportación, esta propuesta va más allá de solo cambio de forma en que se administra las mercancías esto conlleva a tener más ímpetu al momento llegada de orden stocks y con diferentes secciones para ahorra más tiempo al momento de su despacho.
MARCO TEÓRICO
La efectividad de las empresas es importante y necesaria para este tiempo moderno en el cual se debe pensar en el cliente buscando ofrecerles un buen servicio. Según, (Mora, 2016) indica:
No había sido tan válida esta frase como en el contexto logístico de hoy con sus implicaciones acerca de la efectividad de las empresas que se enfrentan a un mercado global con una competencia local. No es suficiente tener un producto “ganador” y un precio competitivo, es necesario prestar atención al servicio al cliente, y administrar de manera óptima los recursos involucrados en su cadena de abastecimiento de manera apropiada. La logística es muy importante en los últimos años es considerada una ventaja, se vincula con la tecnología en la actualidad los clientes son más exigentes además que con la tecnología es más fácil revisar o agilizar el procedimiento en relación a las mercaderías. (pág. 1).
Las claves de apoyo varían de una empresa a otra, según su estructura organizacional y respecto a la administración de la cadena de suministros para su negocio y la importancia de las actividades en sus operaciones. Los inventarios están dentro de un marco de políticas de inventarios en un almacén esto siempre estará sujeto a la disponibilidad de materiales, tendencias de precios, los materiales de compra. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos relacionados, se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de catálogos. Los registros son necesarios de mantener porque de esta manera se facilita que los artículos sean encontrados de manera inmediata.
Historia de la logística
En la vida del ser humano siempre ha existido una forma de emplear la distribución y de ejecutar organizadamente lo cual lleva a pensar que todo esto es parte de la logística.
El nacimiento de la logística data desde el origen del ser humano, desarrollándose a la par. No era considerado con importancia en aquella época, tampoco no existían conceptos para esto, pero ya los individuos o familias empleaban la logística de manera práctica en su vida diaria porque se almacenaba la comida en las cuevas con el propósito de tener comida durante el frío y largo invierno. (Castro, 2017)
En este proceso se utilizaba ya el manejo de inventarios a pesar que en esos tiempos se desconocía la técnica de realizarlo.
En tiempos remotos no se realizaba el transporte de productos, eran consumidos en el lugar donde se producían o se encontraban. El único transporte que existía era el transporte particular, el que se hacía entre las personas en los cuales movían los bienes de un lugar a otro, desplazarlos por las diferentes cuevas y de esa manera los seres humanos vivían cerca de los lugares en los cuales se realizaba la producción de esta manera había una maximización en rentabilidad para las civilizaciones presentes y futuras, en beneficios de costos y resultados con efectividad. (Castro, 2017).
Si bien es cierto todo negocio parte de la necesidad de algo, es por ello que el surgimiento de los almacenes aduaneros se dio por parte del área militar para guardar sus provisiones de armas y otros artefactos que tenían que ser almacenados, cabe mencionar que, al llevar el desarrollo de la milicia referente a estos almacenes aduaneros, puso en alerta a las diferentes organizaciones ya que sus necesidades eran similares y se desarrolló en las áreas mencionadas a continuación:
1. Uso eficaz de materiales (supervisión de existencia).
2. Aprovechamiento de los espacios con los que se cuenta.
3. Ubicación y cantidad de almacenes en los procesos de producción de la organización.
4. Utilización de la tecnología con la que se cuenta para automatizar los procesos de la organización.
Tabla 1
Almacenes logístico y militar
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CONCEPTO |
CAMPO DE BATALLA |
LOGÍSTICA EMPRESARIAL |
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TÁCTICOS ESTRATÉGICO |
• Análisis de batalla • Divide y vencerás • Toma de posición |
• Análisis de la competencia • Diversificación • Servicio al cliente |
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL |
División por: • Jerarquía, • Rangos, • Comando y brigadas. |
División por: • Productos, • Clientes, • Proceso, etc. |
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RECURSOS BÁSICOS |
• Hombre de alta experiencia • Armas e eficacia • Munición y tecnología |
• Personal de alta experiencia • Métodos y proceso agiles • Capital y tecnología |
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SISTEMA DE COMUNICACIÓN |
• Computadoras • Radares • Telecomunicación, prensa y radio |
• Internet |
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CLAVES BÁSICAS |
• Estrategia • Liderazgo |
• Talento humano • Globalización |
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• • Recursos humanos |
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Fuente: Elaborado por autores
Objetivos de la logística
Respecto al objetivo de la logística aporta en aumentar las ventajas competitivas ya que genera aumento en ventas. Según lo sustenta Mora (2016)
el objetivo de la logística es aumentar las ventajas competitivas, captando y reteniendo clientes y generando un incremento en los beneficios económicos obtenidos por la comercialización y producción de los diversos productos entre los que se encuentran los bienes y servicios; a través de la Distribución en el área física, aprovisionamiento de materias primas, manejo de la información, evaluación en los tiempos de respuesta, control en los niveles de inventarios, estudio de la demanda, servicio al cliente. (pág. 7)
Asegurar que el menor costo operativo sea un factor clave de éxito. Suministrar adecuada y oportunamente los productos que requiere el cliente final. Dando un resultado logístico que lo convierte en ventaja competitiva.
Procesos de la logística
Es la planificación de procesos que lleva a cabo un grupo de personas en el cual llevas el orden y la capitación de los almacenes en las condiciones que permiten un control de fluyo con el cual exista buen funcionamiento. Nos dice que es la ayuda a tener el orden de las bodegas y los implementos de ellas cuyo orden debería tener un proceso. En la fase de cadena de suministro se puede mencionar las etapas integradas en el marco de la logística de los procesos (Castro, 2020).
1. Transporte a almacén y control de inventario
2. Almacenamiento y conservación
3. Distribución de la mercancía
METODOLOGÍA
Esta investigación se construyó bajo la perspectiva del enfoque cuantitativo, se utilizará técnicas que aporten a obtener la información necesaria y realizar el análisis. El enfoque llevado a cabo es descriptivo porque de esta manera se logra determinar datos y analizar las características del tema en estudio. Para ello se utilizarán los métodos Analítico- Sintético. Histórico- Lógico. Inductivo- Deductivo.
Las técnicas de investigación que serán utilizadas son encuestas, estas preguntas son dirigidas al grupo de colaboradores que son de bodega, de almacén y la administración general. Con la investigación de campo se emplea el cuestionario de preguntas generadas a los funcionarios internos de la empresa (supervisor, personal), del cual a través de la herramienta encuesta, se logró obtener información importante en el proceso. La recolección de los datos se hizo a través de la entrevista y la encuesta. La encuesta Fueron aplicadas a los colaboradores de la empresa, por lo cual el investigar decidió aplicar método no probabilístico. La muestra estuvo constituida por 8 personas.
RESULTADOS
Se realizó una entrevista personal con uno trabajador de una empresa de entrega a fin de conocer sus diagnósticos sobre la situación de las entregas. Estas entrevistas aportan a conocer sobre el área de logística y tener un acercamiento directo a los problemas.
Tabla 2.
Entrevista
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Función |
Administrador 1 |
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Lugar de entrevista |
Empresa donde trabaja |
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Fecha: |
11 de julio 2022 |
A través de la entrevista se pudo conocer si las necesidades de los clientes son cubiertas en base a la observación directa que hace el administrador en los almacenes, el aporta que el despacho es competitivo a pesar que hay cosas que mejorar como el asunto de la señalética, igualmente en esas falencias ha existido quejas por los clientes en cuanto a los tres últimos meses. Como empresa están conscientes y están trabajando para tener un mejor servicio para sus clientes. Sin embargo, han tenido dificultades en su mayor parte a causa de servicio externo ya sea por las intermitencias de ECUAPASS, mas no por culpa del depósito que ellos llevan dentro de los almacenes, en ocasiones se les dice que son culpables de la demora de la salida de la mercadería, pero en su gran mayoría es el desfase con el sistema. De la misma manera ha existida abandono de mercaderías a causa de los desfases logísticos. Las principales causas son:
• Cuando la carga pasa a separación.
• Por abandono expreso, o también puede ser por que el importador no haya sacado los certificados exigidos.
• Por qué no cuentan con los permisos necesarios y no pueden sacar su mercadería.
Gracias a los aportes realizados se ha logrado conocer acerca de la forma de trabajar de la empresa objeto de estudio y la manera de llevar las mercaderías dentro del almacén compartiendo el administrador las falencias referentes a las intermitencias de Ecuapass, sin embargo, los clientes si han encontrado una empresa competitiva.
Tabla 3
¿Usted ahora mismo si fuera coordinador de logística del almacén haría cambios?
Indicadores Frecuencia Porcentaje %
SI 7 87
No 1 13
TOTAL 8 100
Del 100% de empleados un 87% manifiesta que harían cambios al almacén si fueran coordinador de logística, mientras que un 13% no tiene inconvenientes.
Tabla 4
¿Tiene problemas al momento de despacho y entrega de mercadería?
Indicadores Frecuencia Porcentaje %
SI 3 37
No 5 63
TOTAL 8 100
Existe un porcentaje de 63% que manifiesta que si han tenido problemas al recibir o entregar la mercadería. Mientras que un 37% indica que no ha tenido inconveniente.
Tabla 5.
¿Usted considera que ha sufrido algún accidente por la desorganización del almacén?
Indicadores Frecuencia Porcentaje %
SI 2 25
No 6 75
TOTAL 8 100
En un alto porcentaje negativo es considerado que no se haya sufrido un accidente debido a la desorganización del almacén lo cual refleja 75% que no se haya pasado por accidentes laborales, 25% indica que si ha causado accidente la desorganización.
Tabla 5.
Matriz FODA
Tabla 6
PEST
Tabla 7.
Análisis CAPA
Gráfico 1
Propuesta Flujograma de Mejoras para empresa de servicio
1.- Garita: Actualmente el proceso que se maneja en el ingreso de la empresa adolece de controles estrictos ya que el vehículo que ingresa sea para retirar carga o para asistir a los aforos no es revisado y las personas que van dentro no presentan ninguna documentación lo cual se incrementa notablemente la posibilidad de que puedan ingresar alguna sustancia ilegal, por lo tanto, en esta propuesta hemos establecido como control al ingreso de garita la presentación de la cédula de identidad y que la misma quede registrada en una bitácora para posterior revisión en caso de que se suscite alguna novedad. Se recomendará que se adquiera un software para poder grabar la cedula de identidad de las personas que ingresan y de esta forma automatizar este paso.
2.- Seguridad del personal: Es necesario que se lleve a cabo el control respectivo en la entrada del almacén para lo cual se mantiene un registro también a través de cámaras además de que la seguridad del personal posea la guía para el respectivo ingreso de vehículos con sus señaléticas respectivas. Es necesario brindar seguridad al personal desde la entrada del almacén aún con la seguridad personal. Además, se pretende que se mejore el asunto de las botas, el traje especial para los estibadores y para los colaboradores que manejan carga pesada. Es necesaria la preocupación del personal para que tengan los respectivos cuidados y evitar accidentes laborales. Todo esto brinda seguridad al ingreso de las mercancías a los almacenes ya que se espera un buen control para el bienestar de todos.
3.- Área de espera: Hacer un lugar donde los clientes puedan tener la comodidad de esperar a los aforadores, operadores de comercio exterior y sus diferentes auxiliares y clientes. En los diversos lugares con atención al cliente es necesario contar con un lugar de atención al cliente donde se sientan bien recibidos, aun ofreciéndoles algún tipo de servicio de bebedor de agua o de tomar café o té, además de mantenerse cómodos en una sala de espera, en la cual puedan esperar con tranquilidad.
4.- Almacenamiento: para el almacenamiento es necesario hacer la respectiva revisión con el personal que lleva a cabo esta área, pero es mucho mejor que se provea de un asistente para el registro de todo lo que ingrese a través de los registros al ingresar en la computadora con el fin de llevar registros de calidad.
5.- Mercadería: La báscula debe ser cambiada por una nueva y así mejorar con la calidad, y llevar el control del peso correcto sin ninguna imperfección. Todo esto da respaldo a los clientes con un servicio de calidad.
6.- Área de aforo: Adecuar un lugar más amplio en que tengas sus respectivas señaléticas y donde no se permita a entrar sin un equipo de seguridad adecuado (casco, chaleco y botas)
7.- Salida de mercadería: Implantar una guía de salida, Solo el (montacargas) puede estar en la carga y descarga mercadería hasta ser llevado al transportista. Salida de la mercadería revisión total de vehículo por los guardias de garita.
CONCLUSIONES
La ejecución de mi propuesta, se proyecta a lograr una serie de avances y beneficios para la empresa y su revolución del negocio.
Entre la que se pueden enumera:
1. Mayor control en el ingreso del personal transportista tan como importador 2. Pedir cedula como un requisito indispensable para entrar a la zona de carga.
3. Mayor control a sus operadores logístico en el manejo de inventarios.
4. El uso de sus respectivos implementos seguridad correctamente.
5. Un sistema que ayude a ubicar de forma inmediata donde encuentra carga.
6. Reducción de tiempo en los procesos tanto de ingreso y salida de carga.
7. Reducción de tiempo en el despacho de carga.
8. Minimizar error de talento humano.
9. Realizar trabajo de restauración de señalética constantemente.
10. Con los procesos realizados eliminar que las cargas estén en los ingresos del almacén temporal para un mayor orden.
11. Capacitación contante al personal operativo.
12. Progreso continuo a la mejora del servicio al cliente tanto interno como externo.
En nuestro modelo de mejora es importante seguir un proceso ya que el mismo servirá a la empresa se vaya actualizando continuamente y ayudara a que sus colaboradores que previamente hayan sido capacitados a perfeccionar su operatividad con un orden cronológico equilibrado, que ayude a consolidar el diseño logístico obtenido en la implementación de la propuesta, y que su vez renovando sus equipos de cómputo y programa, realizar un mejor trabajo en a la maniobra de carga, por lo cual la tecnología nos brindara mayor agilidad en los procesos y las formas de manejar el almacén que sigue contante mejoramiento, esto implica también la perfeccionamiento de sus equipo para una mayor eficiencia al momento de realizar el diseño. Es de importancia relacionar a los clientes a una nueva forma de trabajo, el cual los que mayores beneficiados será ellos, ya que el constante mejoramiento ayudará a que la empresa surja de una manera positiva y a si tengan otro prospecto de ella ayudando al crecimiento.
REFERENCIAS
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Castro, O. (15 de abril de 2017). Historia de logística. Blog de internet. Disponible en: http://logisticapdm.blogspot.com/2017/04/historia-de-la-logistica.html
DiVito, A. (19 de septiembre de 2020). El impacto directo de las compras online en las operaciones del almacén. GenerixGrup. Disponible en:
https://www.generixgroup.com/es/blog/impacto-compras-online-operacionesalmacen
Mora, L. (2016). Gestión Logística Integral. Bogotá: Ecoe Ediciones .
Prieto M. (20 de agosto de 2020). La crisis del Covid-19 ha animado a muchas pymes a abrir tienda en Internet. Expansión. Economía Digital. Disponible en:
https://www.expansion.com/economia-
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QuadMinsds (5 de julio 2022). Estatus de la logística en Ecuador. ¿En qué punto está y hacia dónde se dirige? Blog en línea. Disponible en:
https://www.quadminds.com/blog/logistica-en-ecuador/
Rivera Sanclemente, M. (2015). La evolución de las estrategias de marketing en el entorno digital: implicaciones jurídicas. Trabajo de grado. Universidad Carlos
III de Madrid. Disponible en: https://core.ac.uk/download/pdf/44310136.pdf
Sabando Mendoza, D. (18 de julio de 2020) Almacenes aduaneros: depósitos temporales y depósitos aduaneros. Blog en línea: Todo comercio exterior.
Disponible en:
https://comunidad.todocomercioexterior.com.ec/profiles/blogs/almacenesaduaneros-dep-sitos-temporales-y-dep-sitos-aduaneros?xg_source=activity#
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Disponible en:
https://observatorioplanificacion.cepal.org/sites/default/files/plan/files/Plan-deCreaci%C3%B3n-de-Oportunidades-2021-2025-Aprobado_compressed.pdf
SENAE. (2013) Resolución SENAE-DGN-2013-0192-RE Requisitos cumplir depósitos temporales almacenan mercancía declarada régimen particular.
Disponible en: https://www.gob.ec/regulaciones/resolucion-senae-dgn-20130192-re-requisitos-cumplir-depositos-temporales-almacenan-mercanciadeclarada-regimen-particular
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